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尚絅学院大学様
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尚絅学院大学 教務課 課長補佐 (※インタビュー当時) 佐々木 義則 様 |
- 中央コンピューターサービス(株)（以下CCS）
CCS：導入していただいた経緯をお話しいただけますか？ - 佐々木様：これまでの時間割編成業務に当たっては、アナログ的な業務を行ってきました。
限られた職員のみで作業を行い、編成した時間割をその都度出力し、教員や教室の重複など確認しながら長い時間をかけて作成してきた経緯があります。
教務システムの入替を検討した際、時間割編成業務における作業の効率化が要望として挙がっていました。
CCSさんの製品は本学が目指す運用に一番近いということが導入のきっかけとなりました。 - CCS：ご採用のきっかけはなんでしょうか？
- 佐々木様：検討段階の時にデモ環境で実際に機能を見せていただきました。
「大学の時間割」は、時間割コマや使用教室の重複を確認しながらドラッグ＆ドロップの簡単操作で手軽に編成でき、学科・学年単位で即座に配当状況を確認することができます。
また、豊富な帳票により、教室の使用状況や教員出講状況などを一覧表で出力できること、職員間での時間割編成状況の情報共有が図れるなど多くの効率化が実現できると思いました。
教務システムとのスムーズなデータ連携やオプション製品も導入の大きなポイントでした。 - CCS：具体的に以前と比較して作業がどのように改善されましたか？
- 佐々木様：これまで多くの時間を費やしていた時間割編成業務が滞りなく、比較的短期間で終えることができました。
特に今年度は本学でクォーター制度がスタートし、時間割編成がより複雑であったにも関わらず、授業コマや教室の重複がなかったことは期待以上の成果でした。
また、導入時に「教務システム」と「大学の時間割」のマスタコードを同じもので運用し始めたことで、双方向のデータ連携がスムーズになり、データの同期が実現されました。
これにより、実際に授業がスタートしてから時間割が変更された場合であっても、「大学の時間割」にも最新の時間割情報が反映され、その後の「定期試験時間割編成オプション」にも運用の幅を広げられるようになりました。 - CCS：他に何かおすすめいただけるポイントはありますか？
- 佐々木様：時間割がデータベース化されているので、職員間での情報共有が可能であり、機能も多く、帳票も多いので使いやすさを実感しています。
定期試験オプションも効率化につながっています。
試験の実施調査が従来の運用と変わらないこともあり、すんなりと導入出来ました。
運用でカバーしている部分もありますが、ほとんど手を加えずそのまま使っております。
Web出講オプションも運用方法が定まり、実際に使用していく段階になっています。
また、サボートが充実しており、ユーザーの声に柔軟に対応していただいております。 - CCS：「大学の授業積算」もご検討いただいておりますが、いかがですか？
- 佐々木様：「大学の時間割」と連携して、持ちコマ数の計算ができるので気になる製品です。
予め何をどういう目的でやるのか決めてから実行するので、打合せには十分時間をかけていきたいと思っています。 - CCS：弊社システムがお役に立てていることを嬉しく思います。
今後ともよろしくお願いいたします。 - （インタビュー内容は2017年当時のものです）
創価大学様
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教務部 教務課 主任 上島 様 教務部 教務課 副主任 森原 様 (時間割編成ご担当) 教務部 教務課 副主任 熊谷 様 (定期試験時間割編成ご担当) ※インタビュー当時 |
導入背景 ・既存のパッケージシステムがWindowsのOSのバージョンアップに対応できなくなった ・時間割編成の良いソフトが2～3年見つからない状況だった |
- 中央コンピューターサービス（株）（以下CCS）
- CCS：2013年2月に大学の授業計画ソリューションのうち、「大学の時間割」と「Web出講希望登録オプション」をご導入いただいております。
それ以前の作業で困られていた事と、弊社製品を知られた経緯などをお聞かせください。 - CCS：2013年2月に大学の授業計画ソリューションのうち、「大学の時間割」と「Web出講希望登録オプション」をご導入いただいております。
- 上島様：以前使用していた時間割編成のソフトはいわゆる自動編成を一番売りにしていたソフトでしたが、そもそも自動編成機能を導入以来1度も使用していませんでした。
自動編成機能は使用してみたのですが、編成結果を見てみるとやはりどうしても手直しが必要でした。
自動編成するために色々と条件付けの設定を行いますが、感覚的にこうした方がいいというような細かいところまでは定義づけができないので、1から手作業で作成した方が早く、自動編成機能は使用せずに作業していました。
「大学の時間割」のソフトは、自動編成機能は重視せず手作業でしているチェックを可視化していることからご説明が始まって、「あ、なるほど」と思いました。
開発にあたっては色々な大学さんと連携をして開発をされているという話を伺いまして、ではこれは見てみましょうということになり、江戸川大学さんなどへ視察に行かせていただき、実際にお話しも伺いました。
また、このソフトの魅力はサーバ対応もしていることです。
創価大学の場合は学部の時間割の他に大学院、文系と法科大学院、教職大学院、短大も持っており、教員が重複する・教室も当然重複するので、その辺の割り振りを複数人で作業したら楽だよねということもあり、将来的なことも考えて複数人で作業できるシステムならばということで、使ってみましょうとなりました。
また、将来的な拡張性としてWeb出講希望登録も可能であるというご紹介もあって、紙のアンケート調査が不要になるということが最終的な決定打となりました。
いっそのこと全部取り替えましょうということで、早速使用することになりました。 - CCS：導入後の状況や、効果はいかがでしたでしょうか？
- 上島様：正直なところ導入初年度はいつもの時間割よりも1ヶ月余分にかかりました。
何故かというと、極めて単純なんですがこの大学の時間割システム自体が様々な設定ができ、多くのデータも書き込めるようになっています。
では創価大学で使うにはどういう形がいいのかということを作り込むのに時間を要しました。
ただ出講希望アンケートがWebでとれるようになったので、今まで紙を配って回収をしてそれを入力するという手間がなくなった分、スタートが遅れても楽になりました。
他には教員の先生方に来年度の時間割と授業の担当者の決定を依頼する話に余裕をもてるようになったので、その辺が作業的には効率化できたと思っています。
あと時間割の決定通知等も全部1回1回紙に出力して先生方に配っていたので、それが全部メールで「決定内容の確認をWeb出講希望サイトにアクセスしてください」というやりとりで済むようになったのは非常に効率的になりました。 - CCS：時間割編成作業のご担当者が代わられまして、引継ぎ作業をされた際のご苦労などございましたらお願い致します。
- 上島様：2年間私が担当して後任に引き継いだのですが、前のシステムの時はデータベースが結構複雑で、僕が前任者から引き継いだ時には、これはどういう意味なんですかと聞きながらやっていた部分もありました。
今のシステムはかなり分かりやすくシンプルなので、この設定ではこういうことになるという仕掛けが分かりやすいのではと見ていて思います。
森原様：初めての作業で、教えてもらいながらですがドラッグとドロップだけで編成作業ができるということ自体がシンプルで分かりやすいと感じました。
また、定期的にバージョンアップがあり、どういうところに困っているのかという実際の声を聞いて対応していただけるので、その点はこちらとしても助かっています。 - CCS：今後も弊社システムをご利用いただく上で、展望をお聞かせ願えますでしょうか？
- 上島様：計画していることとしては導入の1つの魅力だった、複数名で作業ができるというところです。
文系大学院の教務業務も同じ部内にあるので、まずは大学院の時間割と学部の時間割を同じシステムの上での編成を動かすことを次のステップとして計画しています。
これがうまくいけば、次は教室の調整で非常に苦労している法科大学院や、スケジュールの兼ね合いがよく発生する教職大学院で、それぞれの時間割編成担当者が他部署と連携しながら時間割編成に繋げられるようにシステムの準備をお願いしようかと考えているところです。 - CCS：今後、CCSに望むことをお願い致します。
- 上島様：僕が担当していた時も後任者が担当している時も、こういうことで困ってますと率直にお伝えをすると、「ではこれはこうすればすぐ対応できます」と問い合わせに対して迅速に対応いただいています。
サポート面での身軽さという点はこちらとしてもありがたく思っている部分です。
当然システムなので、うまく動作しないことがあるのはこちらも承知の上で使ってはいるんですが、困っていることが起こった時の対応が非常に早いので、今後もそういったレスポンスの早さを是非望みたい所です。
また、本学としてはいわゆるWeb出講希望登録サービスとの連動で時間割システムや定期試験システムを動かしているので、Webサービスの利用者である教員が使い勝手の良い機能やレイアウトを検討していただければと思います。
あとはWebサービスがクラウドなので学生に提供する時間割の情報を配信する等、今後ご提案いただけたらと思います。 - CCS：ありがとうございます。今後も皆様のご意見を伺い製品を向上させて参ります。引き続き、定期試験時間割編成システムの開発をご依頼いただきました経緯についてお話しいただけますでしょうか？
- 上島様：新しく時間割編成システムを導入したので、定期試験も乗り換えたいという話がありました。
定期試験の時間割もできるようになりませんかと中央コンピューターサービスさんに相談したところ、是非創価大学さんと開発という形でご協力をさせていただきたいという申し出をいただきました。
創価大学版の定期試験のノウハウをお伝えし、こちらの意見を汲み取って頂きながら開発していただきました。 - CCS：どのような導入効果がありましたでしょうか？
- 上島様：時間割と同じように先生方のアンケートがWeb上になったのでこちらで入力する作業が一切無くなったというのが1番大きな効果です。
常勤非常勤合わせて約500人近く教員がいるので、その先生方に様々なアンケート物を配る作業が無くなるというだけでこちらとしても大変助かりました。 - CCS：今後のご要望をお聞かせください。
- 熊谷様：定期試験時間割の編成をして発表した後に教員に試験問題を提出してもらうのですが、その試験問題もWeb上で提出できないかという要望があります。
それ自体は現在紙でやりとりをしている状況で、試験問題をWeb上で取り交わすことに問題がないかという懸念もありますが、教員からは要望として挙がっております。
細かいところまでサポートしていただけていますので今後ともよろしくお願い致します。 - CCS：部内でいただいたお問い合わせは共有できるように致しております。
サポートをしっかりできるよう努め、製品を高めて参ります。今後ともよろしくお願いいたします。 - （インタビュー内容は2016年当時のものです）
江戸川大学様
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左） 江戸川大学 学務課 教務主任 ※インタビュー当時 渕 一憲 様 |
右） 江戸川大学 学務課 教務主任 ※インタビュー当時 小島 光博 様 |
- 中央コンピューターサービス(株)（以下CCS）
- CCS：弊社の時間割編成支援システム「大学の時間割」を2012年1月に導入していただき、今年度の時間割編成にお使いいただいたわけですが、前年度と比較していかがでしたか？
導入に至った経緯などもお聞かせいただければと思います。 - CCS：弊社の時間割編成支援システム「大学の時間割」を2012年1月に導入していただき、今年度の時間割編成にお使いいただいたわけですが、前年度と比較していかがでしたか？
- 小島様：前のシステムは科目名など、組み直す度に毎回毎回入力し直さなくてはならなかったんですよ。
今年は新システムに移行するのに時間が掛かりましたけど、来年以降楽になると思います。
渕様：20年位前の古いシステムだったので手間はかなり掛かっていました。
でもシステム抜きでやる事は最早考えられないので、いい時間割ソフトを探していたんです。
自動組みのできるソフトもありましたが、例えば「この先生はこの時間のほうが都合がいい」といった、私たちの経験から判断する部分まで考慮すると、自動組みの余地はほとんど無いんですよ。
CCSさんにお話を聞かせていただいたところ、私たち大学職員が組んだうえでエラーチェックしてくれるソフトもあるとの事で、これは是非導入したい、と話が進んでいきました。
小島様：これまでと一番変わった点はデータの出し入れかもしれませんね。
渕様：前のシステムは、組んだ後は紙の形でしか出なかったですからね。
そのデータを無理矢理加工して使っていたのが、今は必要なデータを一発で出せるようになったので、組んだ後の作業が一週間分位短縮されたんですよ。
小島様：加工って、多ければ多くなるほど間違いも増えますからね（苦笑）
渕様：授業のコマ数は800から1000単位であるので、間違えないのはほぼ不可能なんですけど、そこでいかに間違えず、早く作業するかが課題だったんですね。
間違いが出ると学生の履修にも影響してしまうので…。
ソフトを導入することで間違いが確実に減ったので、安心できる部分も含め、導入して良かったと思います。 - CCS：各大学様が時間割編成をかなりタイトなスケジュールで作業される中、その負担を軽減する目的で開発したシステムなので、そういったメリットを感じていただけると光栄です。ありがとうございます。
今後、他の業務で何か構想されている事はありますか？ - 小島様：シラバスのシステム導入の話を進めているところですが、時間割システムとうまく連動させたいと思っています。
渕様：現在のシラバスは、時間割が完成してから作る教務システムと連動しているので、時間割から直接入らないんです。
なので時間がかかり、先生達への依頼もギリギリになってしまって負担も大きいんです。
時間割と連動させることで、時間割を組みながら依頼できるようになったり、変更箇所をすぐ反映できたりする事を期待しています。
小島様：CCSさんに質問や相談の電話をすると、とにかく対応が早い印象があるんですよ。
もう電話しながら作業してるんじゃないかってくらい（笑）
渕様：時間割編成は一分一秒を争うので、質問から数日とか経つと、話にならないですからね。
おかげさまで、対応の遅れなどで業務が滞ったことはないです。
それに例えば「こんな事言うのうちの大学ぐらいじゃないか？」といった特殊な要望もしっかり聞いて検討していただけて、非常に心強いです。 - CCS：弊社も即時対応には力を入れていますので、今後も抜かりのないように対応させていただきます。
引き続き大学様の様々なご要望を聞いて、システムを成長させていきたいと思います。
本日はありがとうございました。 - （インタビュー内容は2012年当時のものです）
北星学園大学様
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左） 北星学園大学 学生支援課 修学支援担当 課長 ※インタビュー当時 笠松 英雄 様 |
右） 北星学園大学 学生支援課 入試課 課長 ※インタビュー当時 桐山 丈太郎 様 |
- 中央コンピューターサービス（株）（以下CCS）
2011年10月より時間割作成支援システム「大学の時間割」を導入されましたが、導入前と比べていかがですか？ - 笠松様：まず大学は、小中学校のように教室が決まっていないこと、教員も学生も教室も入れ替わるので、時間割作成にはその３つを結びつける訳ですが、市販のソフトを工夫して使うのにも限界がきていたんです。
「大学の時間割」導入によって、時間的な負担を減らして精度を上げるという当初の目標は、ほぼ達成されたと感じています。 - CCS：導入後、期待していた効果や改善されたポイントなどあれば教えていただけますか？
- 笠松様：マスター管理が綿密に設定できるようになったので、約3000科目ある授業の細かな管理が非常に楽になりました。
以前のソフトは最終的に人力で処理しなければならない部分もありました。
桐山様：運用初年度なのでまだ具体的に何時間ぐらい短縮できた…とは言えませんが、これまでは時間割担当者は編成にかかりっきりだったのが、他の仕事にも回れるようになったり、あとは複数の職員で時間割編成業務ができるようになったのが大きいですね。 - CCS：既に導入させていただいているWEB履修システム、WEBシラバスシステムに時間割作成支援システムが加わりました。
他システムと連携させることで、どのような効果がありましたか？ - 笠松様：時間割変更などは今まで各システムに個別対応していましたが、一回修正すれば全てに反映させることが可能になったので何度も同じ作業をしなくても良くなり、間違いも少なくなりました。
今は、時間割～WEBシラバス～WEB履修という一連の流れを整えているところです。
桐山様：まだ、一部流れができていないところもあり、個別で対応している部分もありますが、少しずつ連携させるというか、検討している最中です。
改善点が見えてきましたらまた相談させていただきたいと思います。 - CCS：はい、ぜひ提案させていただきたいと思います。
３システムが連携することで業務効率がアップし、担当外の職員・教員でも作業できるようになります。
今後更なる効率化や学内サービス向上を目指していくと思いますが、それ以外の構想はありますか？ - 笠松様：教員の成績評価や、学生への情報提供などポータル的な使い方をする事と、GPA※の導入を検討しているので、それに対応できるようなシステムを考えていきたいと思っています。
- CCS：ポータル的な使い方は重要ですね。「ここを見ればすべてがわかる」という所を目指したいと思います。
では、これまでの取り組みに対するCCSへの評価と、今後期待する部分はどんなところになりますか？ - 桐山様：多くの情報を大勢の利用者に提供するわけですが、非常に利用者に配慮したものを作っていただけていると感じます。
メリットやデメリットもきちんと説明してくれて、こちらの要望ができなくなっても違った切り口で「これならできる」と提示していただいたり。
担当の方が一歩先を見越した提案をしてくださるんですよ。 - CCS：本日はありがとうございました。
これからも北海道の大学様と一緒に色々な取り組みをしていきたいと思います。
今後ともよろしくお願いいたします。 - （インタビュー内容は2012年当時のものです）